Generalidades
La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la informacion que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, LINDAS SIEMPRE SAS teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa, sus administradores, empleados y funcionarios, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje LINDAS SIEMPRE SAS. El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, LINDAS SIEMPRE SAS acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.
1. Objetivo
El presente documento tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos los suscriptores, clientes, usuarios, empleados y relacionados comerciales de LINDAS SIEMPRE SAS, domiciliada en la Calle 109 # 17ª – 45, Bogotá, Colombia, con correo electrónico [email protected] y número telefónico 601 2138309, garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos o archivos de LINDAS SIEMPRE SAS
2. Alcance
Esta política aplica a todas las Bases de datos y datos personales en ellas contenidos sea física o electrónica, que los haga susceptibles de tratamiento por parte de LINDAS SIEMPRE SAS y que este dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y la demás normatividad que la adicione, modifique, complemente o reglamente.
3. Tratamiento de la Información Personal
Los datos personales que LINDAS SIEMPRE SAS, recolecte, almacene y de cualquier otra forma trate, será administrada por el personal de LINDAS SIEMPRE SAS o por terceros que LINDAS SIEMPRE SAS designe, será confidencial y solo será utilizada como se establece en los siguientes ítems de tratamiento de la información personal: Esta política será aplicable en caso de que los titulares de los datos personales, decidan entregar a LINDAS SIEMPRE SAS sus datos mediante cualquier medio verbal, escrito, online, físico o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
Para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de LINDAS SIEMPRE SAS y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de LINDAS SIEMPRE SAS, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de LINDAS SIEMPRE SAS y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
3.1 Finalidades: Al momento en que los titulares de datos personales den su autorización a LINDAS SIEMPRE SAS para la recolección y tratamiento de sus datos personales, los mismos podrán usarse para las finalidades establecidas en la presente política de tratamiento de datos, tales como:
a) Para que LINDAS SIEMPRE SAS, pueda dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de su objeto social principal y conexo.
b) Actividades de mercadeo y publicidad.
c) Análisis de información.
d) Envío de información acerca de los productos de LINDAS SIEMPRE SAS, servicios, promociones, eventos, alianzas y ofertas, entre otros;
e) Mejoramiento del servicio.
f) Realizar todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual que LINDAS SIEMPRE SAS pueda tener con los titulares de datos personales. En ningún caso LINDAS SIEMPRE SAS podrá enajenar o entregar ésta información a un tercero no designado y sólo la podrá utilizar para lo anteriormente enunciado.
g) Contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política.
h) Para crear y registrar en el sistema contable de la compañía a los clientes y/o proveedores de los productos que ofrece LINDAS SIEMPRE SAS, con el objeto de generar el soporte contable de las compras y ventas de los productos.
i) Para efectos de solicitar datos personales para la selección de personal, estudio de hojas de vida, verificación de datos suministrados por el candidato, exámenes de salud de ingreso y/o egreso de la compañía, suministro de datos personales para las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, datos de los familiares del personal contratado bajo cualquier modalidad por la compañía, cuentas bancarias para pagos de salarios y honorarios y en general la aceptación de los procedimientos internos de selección, ingreso, salud ocupacional y contratación como empleado, en LINDAS SIEMPRE SAS, o cualquier filial y/o división de negocio o cualquiera de las empresas que llegaren a ser vinculadas o asociadas, y todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales enmarcados en el cumplimiento de las relaciones, objetivos, obligaciones, derechos y demás elementos originados en el tipo de vinculación contractual en el marco laboral, civil, comercial o contractual.
j) Atender y dar trámite a las quejas formuladas por los usuarios finales de los productos.
k) Transferir a terceros vinculados al Responsable, la información proporcionada, así como a cualquier filial y/o división de negocio o cualquiera de las empresas que llegaren a ser vinculadas o asociadas.
l) Podremos utilizar la dirección de correo electrónico, la dirección de correo física y/o el número de teléfono fijo o celular de los titulares de datos personales para enviarle publicidad relacionada con los productos y servicios de LINDAS SIEMPRE SAS, contactarlo para eventos y actividades de mercadeo.
m) Los datos biométricos de los empleados serán utilizados para registro y control de presencia.
n) Tanto el responsable como los encargados, entiéndase, empleados, contratistas, y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera deben guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
4. Derechos del titular.
El titular de los datos personales respecto de cuyo tratamiento LINDAS SIEMPRE SAS es responsable, tiene los siguientes derechos: 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LINDAS SIEMPRE SAS, este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LINDAS SIEMPRE SAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. 3. Ser informado por LINDAS SIEMPRE SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información LINDAS SIEMPRE SAS ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución. 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5. Atención de peticiones, consultas y reclamos
5.1. Área responsable LINDAS SIEMPRE SAS a través del Representante Legal, sus Suplentes y específicamente del área de atención al cliente, atenderá todas las peticiones, consultas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley.
5.2. Procedimiento para el ejercicio de los derechos. Los titulares podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos respecto sus datos personales tratados por LINDAS SIEMPRE SAS, a través de los siguientes mecanismos: Envío de correo electrónico a [email protected]. · Comunicación telefónica en la ciudad de Bogotá, Colombia, o tel. 601 2138309. · Directamente en la Tienda HAIR TO SHOP en Colombia. En los cuales podrán solicitar: o Consulta, actualización y/o rectificación de datos personales. o El titular de la información recibirá una respuesta a su petición, dentro de los siguientes 15 días hábiles.
5.3. El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a LINDAS SIEMPRE SAS que contenga la siguiente información: · Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada. · Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo. · Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite. · Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.4 El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
6. Autorizaciones y Consentimiento.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de LINDAS SIEMPRE SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
7. Aviso de Privacidad
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Ver Anexo No 1 modelo de aviso de privacidad.
7.1 Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
8. Cambios de la Política
LINDAS SIEMPRE SAS, se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. LINDAS SIEMPRE SAS, publicará en su sitio cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información en la tienda, y se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares autorización para aplicar las mismas.
9. Requerimientos de las Autoridades
LINDAS SIEMPRE SAS, cooperará con las autoridades competentes para garantizar el cumplimiento de las leyes, en materia de protección de la propiedad industrial, derechos de autor, prevención del fraude y otras materias. Los Titulares autorizan expresamente a LINDAS SIEMPRE SAS, a suministrar cualquier información personal sobre ellos, con la finalidad de dar cumplimiento a cualquier requerimiento de autoridad competente, y con el fin de cooperar con las autoridades competentes en la medida en que discrecionalmente lo entendamos necesario y adecuado en relación con cualquier investigación de un ilícito, infracción de las normas del Estatuto del Consumidor, infracción de derechos de propiedad intelectual o industrial, u otra actividad que sea ilegal o que pueda exponer a LINDAS SIEMPRE SAS, a cualquier responsabilidad legal.
10. Normatividad vigente
Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen. La misma será publicada en la página www.hairtoshop.com
11. Vigencia
La presente política entra en vigencia a partir del 20 de Mayo de 2017, hasta el momento en que la sociedad deje de ejercer su objeto social. Los datos personales tratados por LINDAS SIEMPRE SAS permanecerán en la base de datos de LINDAS SIEMPRE SAS hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados.
Anexo No 1
AVISO DE PRIVACIDAD LINDAS SIEMPRE SAS es responsable del tratamiento de sus datos personales obtenidos al momento de compra en nuestra tienda: Cómo contactarnos: Contáctenos: www.hairtoshop.com Correo Electrónico: [email protected], Teléfono: 601 2138309 LINDAS SIEMPRE SAS recolecta información personal como número de documento de identidad, nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, entre otros y específicamente para los empleados , los datos biométricos (huellas dactilares), para el cumplimiento de los requerimientos de ley, el usuario es el único responsable de la veracidad de los datos incluidos, quedando LINDAS SIEMPRE SAS exonerada de cualquier responsabilidad al respecto. Le recordamos que sus derechos como Titular de los datos personales son los siguientes:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido;
b) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
d) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Las políticas para el tratamiento de la información de LINDAS SIEMPRE SAS, podrán ser consultados en cualquier momento en la página web: www.hairtoshop.com